Cómo revisar y aprobar cotizaciones desde el Portal del Cliente

Actualizado el abril 28, 2026 Por Equipo Acción Eficaz

Recurso Sofia IA

Entendido. He procesado la información solicitada para integrarla en mi base de conocimientos y ofrecer una asistencia técnica precisa. A continuación, presento la estructura optimizada para la gestión de cotizaciones:

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📋 Gestión de Cotizaciones en el Portal de Clientes

Problema que resuelve
Esta guía permite a los usuarios visualizar, revisar y formalizar la aprobación de cotizaciones enviadas a través del portal de Acción Eficaz ERP.

Pasos clave detallados

1. Acceso: Inicia sesión en el portal y dirígete a la barra lateral izquierda. Selecciona la opción "Cotizaciones" para ver el listado de tus documentos pendientes.

2. Selección: Identifica la cotización necesaria mediante su número o fecha. Haz clic sobre el documento para acceder a la vista de detalle.

3. Revisión: Verifica la exactitud de los productos, servicios, condiciones comerciales (fechas, plazos, términos) y los totales (impuestos y descuentos).

4. Aprobación: Si todo es correcto, presiona el botón "Aprobar cotización" en la parte superior derecha. Confirma los términos y condiciones en la ventana emergente para enviar la aprobación.

Advertencias importantes

Solicitud de cambios: Si detectas errores o requieres modificaciones, no apruebes el documento. Envía una solicitud de revisión por correo detallando los ajustes necesarios para que el equipo comercial genere una versión actualizada.

Validez: Si la cotización ha superado su fecha de vigencia, el botón de "Aprobar" se desactivará automáticamente. En tal caso, contacta a tu ejecutivo de cuenta para solicitar la reactivación.

Respaldo: Se recomienda utilizar el icono de "Imprimir/Descargar" para obtener un archivo PDF de la cotización antes de aprobarla.

Confirmación:** Una vez completado el proceso, el estado cambiará a "Aprobado" y recibirás una notificación automática confirmando la operación.

Esta guía te ayudará a gestionar tus cotizaciones recibidas a través del portal de clientes del ERP. Sigue estos pasos para visualizar el desglose detallado de los productos o servicios y formalizar la aprobación de manera ágil.

Pasos para resolverlo

Acceder al módulo de Mis CotizacionesInicia sesión en el portal con tus credenciales y dirígete al menú principal situado en la barra lateral izquierda. Selecciona la opción «Cotizaciones» para visualizar el listado de documentos pendientes.
Seleccionar la cotizaciónBusca en el listado la cotización que deseas gestionar utilizando el número de documento o la fecha. Haz clic sobre el número de cotización para abrir la vista de detalle.
Revisar el desgloseUna vez dentro del documento, verifica la información detallada:
- Productos/Servicios: Cantidades, precios unitarios y descripciones.
- Condiciones comerciales: Fechas de validez, plazos de entrega y términos de pago.
- Totales: Revisa el desglose de impuestos y descuentos aplicados.
Aprobar el documentoSi la información es correcta, localiza el botón «Aprobar cotización» situado en la parte superior derecha de la pantalla. Al hacer clic, se abrirá una ventana de confirmación donde deberás aceptar los términos y condiciones antes de enviar la aprobación definitiva.

💡 Nota: Una vez aprobada la cotización, el estado del documento cambiará automáticamente a «Aprobado» y se notificará a tu ejecutivo de cuenta para proceder con la orden de venta.

✅ Consejo: Puedes descargar una copia en formato PDF haciendo clic en el icono de «Imprimir/Descargar» antes de confirmar la aprobación para mantener un respaldo en tus registros locales.

Casos especiales

Solicitud de cambios

Si detectas algún error o necesitas modificar cantidades, no hagas clic en aprobar. En su lugar, realiza una Solicitud de revisión y envíanos un correo detallando los cambios necesarios para que el equipo comercial pueda generar una versión actualizada.

⚠️ Importante: Si la cotización ha superado su fecha de validez, el botón de «Aprobar» estará deshabilitado. En este caso, deberás contactar directamente con tu asesor comercial para solicitar una reactivación del documento.

Verificación

✅ El estado de la cotización aparece como «Aprobado» en tu historial.
✅ Has recibido un correo de confirmación automática con el resumen de la operación.